Gérer mes biens immobiliers : déclarer son locataire et l’occupation du logement

Déclaration d’occupation et déclaration des loyers : deux démarches

La déclaration d’occupation renseigne l’usage du logement : résidence principale ou secondaire, location, occupation gratuite ou absence d’occupant. Ces informations permettent à l’administration de déterminer notamment la taxe d’habitation sur les résidences secondaires (THRS), la taxe sur les logements vacants (TLV) ou la taxe d’habitation sur les logements vacants (THLV), selon les conditions propres à chaque taxe.

La déclaration de revenus traite les recettes et le résultat de la location. Vous pouvez donc avoir correctement déclaré votre locataire dans GMBI et devoir encore préparer vos revenus fonciers ou vos bénéfices industriels et commerciaux. À l’inverse, avoir rempli une déclaration 2044 ne met pas automatiquement à jour l’occupation du bien.

Pour réunir les chiffres et les justificatifs de vos loyers, consultez notre guide déclarer ses revenus locatifs.

Qui déclare : particulier, SCI, indivision ou usufruitier ?

Le service concerne les propriétaires de logements, qu’ils occupent eux-mêmes le bien, le louent ou le laissent sans occupant. Les dépendances, comme une cave ou un garage, doivent aussi être examinées. Une location vide et une location meublée de longue durée nécessitent toutes deux de renseigner la situation réelle du logement.

Un particulier utilise son espace personnel. Pour une SCI, la démarche passe par l’espace professionnel de la société et l’adhésion au service GMBI. En indivision, coordonnez les indivisaires : une déclaration suffit pour le même bien et, en cas de déclarations successives, la dernière est retenue. En cas de démembrement, c’est l’usufruitier qui déclare l’occupation, le nu-propriétaire pouvant consulter les informations.

Pour organiser les interlocuteurs et les pièces d’un bien détenu à plusieurs, retrouvez notre guide gestion d’un bien en indivision ou en succession.

Quand mettre à jour GMBI ? Les repères de la campagne 2026

Pour la campagne 2026, l’échéance était le 30 juin 2026, notamment pour les changements intervenus du 2 janvier 2025 au 1er janvier 2026, les changements précédemment omis ou une première déclaration. Cette date est passée au moment de la mise à jour de ce guide. Le service reste toutefois accessible toute l’année : vérifiez et régularisez votre dossier si une information manque ou est erronée.

La DGFiP demande de signaler un changement d’occupant ou de situation dès qu’il intervient. Il peut s’agir d’une arrivée, d’un départ, d’une période sans locataire, d’une mise à disposition gratuite ou d’un changement d’usage. Si les informations déjà déclarées sont exactes et n’ont pas changé, vous n’avez pas à recommencer une déclaration uniquement parce qu’une nouvelle année débute.

• Comparez la situation affichée avec le bail et l’historique réel du logement.
• Vérifiez particulièrement l’occupation au 1er janvier et les périodes qui l’entourent.
• Ne confondez pas cette échéance avec les dates de déclaration des revenus, qui suivent un autre calendrier.

Quelles informations du locataire et du logement préparer ?

Préparez un dossier par logement avant d’ouvrir le parcours. Le bail, les avenants et les documents d’entrée et de sortie permettent de rapprocher les identités et les dates. Une quittance ou un virement confirme un mouvement financier ; il ne suffit pas à reconstituer une période d’occupation.

Le service prévoit également un champ de loyer mensuel hors charges, présenté comme facultatif pour 2026 dans la documentation DGFiP. Si vous le renseignez, utilisez le montant demandé pour la situation au 1er janvier, sans ajouter les provisions pour charges ni inscrire un total annuel de loyers.

Le parcours s’adapte à la situation. Ce guide porte sur les locations de longue durée ; une location saisonnière utilise un parcours spécifique.

Comment accéder au service et finaliser la déclaration ?

Rendez-vous sur impots.gouv.fr et connectez-vous à votre espace Finances publiques, également nommé espace particulier dans certains tutoriels. Ouvrez « Biens immobiliers ». Pour une société, passez par l’espace professionnel, puis « Démarches » et « Gérer mes biens immobiliers ». Il s’agit du service fiscal officiel, accessible depuis votre compte sécurisé.

Retrouvez les accès et les tutoriels dans la rubrique officielle de déclaration d’occupation sur impots.gouv.fr.

• Sélectionnez le logement, ouvrez la déclaration d’occupation puis commencez le parcours.
• Contrôlez les données préremplies et les éventuelles dépendances associées au logement.
• Choisissez la situation correspondant à la réalité : location longue durée, local inoccupé ou autre usage proposé.
• Renseignez la date de début, tous les locataires concernés et les informations demandées sur le bail.
• Relisez le récapitulatif : logement, personnes, dates, usage et éventuel loyer.
• Cliquez sur « Finaliser ma déclaration » pour qu’elle soit prise en compte, puis téléchargez le PDF proposé.

Départ du locataire, vacance puis relocation : conserver les bonnes dates

Lorsqu’une période sans occupant sépare deux locations, ne laissez pas l’ancien locataire apparaître comme occupant pendant tout l’intervalle. Déclarez d’abord la période d’inoccupation avec sa date et son motif, puis l’entrée du locataire suivant. Ce contrôle est particulièrement utile si la période traverse le 1er janvier.

Suivez les questions du parcours « local inoccupé », notamment sur le mobilier et l’usage du logement. Un logement meublé sans locataire n’est pas automatiquement un logement vacant au sens fiscal. La qualification et l’éventuelle taxe dépendent de la situation réelle et des règles applicables.

Pour coordonner les documents de sortie et la prochaine entrée, consultez notre page départ du locataire et relocation.

Colocation et dépendances : deux vérifications qui évitent les oublis

Dans le parcours actuel, la déclaration d’une nouvelle situation d’occupation clôture automatiquement les situations précédentes à la veille de sa date de début. Si un colocataire arrive alors qu’un autre reste, reprenez tous les locataires présents dans la nouvelle situation. Ajouter uniquement la nouvelle personne peut faire disparaître de l’historique courant celle qui occupe toujours le logement.

Une cave ou un garage peut être regroupé avec le logement lorsque l’interface le permet. La DGFiP prévoit notamment une même commune, un occupant commun et des droits de propriété identiques. Vérifiez chaque dépendance : un parking loué séparément à une autre personne ne doit pas être rattaché sans examen au locataire de l’appartement.

• Rapprochez la liste des occupants avec le bail et les avenants de colocation.
• Vérifiez les personnes restées dans le logement après chaque changement.
• Conservez un récapitulatif permettant d’identifier les locaux déclarés ensemble.

Erreur, bien absent ou retard : comment demander une correction ?

Si une identité ou une date est incorrecte, reprenez le dossier et mettez à jour la situation dans le service. En cas de difficulté, utilisez la messagerie sécurisée de votre espace, dans la rubrique consacrée aux biens immobiliers. Décrivez le logement, la période concernée et la correction attendue ; conservez les pièces qui permettent de l’expliquer.

Une erreur dans le descriptif du local se traite séparément par la messagerie sécurisée. La surface fiscale ne se lit pas nécessairement comme une surface habitable ou Carrez. Si un bien acheté récemment manque, ou si un bien vendu reste affiché, demandez au service gestionnaire de vérifier le dossier. Ne créez pas une occupation fictive pour contourner l’anomalie.

Si vous découvrez un oubli après l’échéance, régularisez les informations et contactez l’administration si nécessaire. Corriger GMBI ne garantit pas l’annulation automatique d’un avis d’impôt déjà reçu : une demande concernant cet avis doit aussi être examinée. En cas de difficulté numérique, un formulaire papier et une assistance auprès du centre des finances publiques sont proposés.

Ce que Prestige Investissement peut préparer avec vous

Depuis notre agence de Paris 17, les équipes de location et de gestion retrouvent dans les dossiers suivis les baux, les avenants, les dates d’entrée et de sortie et les périodes sans locataire. Dans le cadre de votre mandat, nous vous aidons à réunir ces informations et à comprendre l’historique de votre bien. Vous pouvez ainsi vérifier les données avant de valider la déclaration.

Un mandat de gestion n’ouvre pas automatiquement l’accès à votre compte fiscal personnel. Une éventuelle prise en charge déclarative doit être convenue séparément et reposer sur les accès ou délégations effectivement disponibles. Pour une simple préparation du dossier, vous conservez la validation dans votre espace sécurisé.

Découvrez notre organisation pour le suivi de votre gestion locative et de vos documents.