Locataire absent à l’état des lieux de sortie : comment procéder ?

Vérifier la raison de l’absence et l’existence d’un mandataire

Une absence peut provenir d’un empêchement, d’une erreur d’horaire ou d’un désaccord. Contactez le locataire, notez la réponse et vérifiez si un nouveau rendez-vous proche est possible. Le premier objectif reste de constater le logement dans des conditions où chacun peut faire ses observations. Une simple absence ne doit pas être traitée immédiatement comme un abandon du logement.

Le locataire peut se faire représenter par une personne mandatée. Vérifiez son identité et une procuration écrite permettant de participer à l’état des lieux et, si prévu, de remettre les clés. L’amiable peut alors rester possible. En revanche, la présence d’un ami venu uniquement ouvrir la porte ne démontre pas qu’il peut signer au nom du titulaire du bail.

Préparer les documents et préserver l’état constaté

Rassemblez le bail, l’état des lieux d’entrée, les photographies annexées, l’inventaire du mobilier en meublé, les éventuels avenants et les informations sur les clés. Prévoyez aussi les relevés de compteurs et l’adresse de correspondance du locataire. Sans le document d’entrée, même un constat de sortie détaillé peut être difficile à utiliser pour établir l’évolution du logement.

Si l’accès a été régulièrement obtenu, documentez l’état visible sans engager immédiatement des travaux qui effaceraient les preuves. Les mesures urgentes de sécurité ou de conservation doivent être décrites et justifiées. L’accès matériel au logement ne signifie pas que la location est juridiquement terminée : conservez les éléments permettant d’établir la remise des clés et la libération effective.

• État des lieux d’entrée et annexes photographiques.
• Inventaire et état du mobilier pour un meublé.
• Congé, rendez-vous proposés et échanges sur l’absence.
• Nombre de clés, date et preuve de leur éventuelle remise.

Passer au constat locatif lorsque l’amiable est impossible

Lorsque le locataire ou le bailleur ne se présente pas, refuse d’établir l’état des lieux ou refuse de le signer, l’article 3-2 de la loi de 1989 prévoit le recours à un commissaire de justice. L’une ou l’autre partie peut le saisir. Transmettez les coordonnées exactes, l’état des lieux d’entrée et les informations sur l’accès au logement.

Le commissaire de justice avise les parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Un constat fait dans ce cadre peut être établi malgré l’absence d’une partie régulièrement convoquée. Il décrit des faits ; il ne décide pas à lui seul de la responsabilité pour chaque défaut ni du montant qui pourra être retenu.

Le respect de la convocation et les conditions d’accès doivent être vérifiés par le professionnel.

Distinguer absence au constat et absence de remise des clés

Si les clés ont déjà été remises régulièrement et le logement libéré, le problème principal est l’établissement du constat et la conservation des preuves. Si le locataire garde les clés ou reste susceptible d’occuper les lieux, le propriétaire ne peut pas décider de forcer l’accès ou de changer les serrures simplement parce que le préavis semble terminé.

Une saisine du juge peut être nécessaire pour obtenir la remise des clés et les mesures adaptées. Le commissaire de justice doit apprécier les conditions d’intervention. À l’inverse, si des indices suggèrent un départ sans congé ni remise, la procédure de logement abandonné exige une analyse différente : l’état des lieux manqué ne la remplace pas.

Pour cette dernière situation, consultez le guide sur le logement supposé abandonné.

Répartir les frais et justifier les retenues

L’état des lieux de sortie amiable n’est pas facturable au locataire. Dans le cadre légal du constat locatif rendu nécessaire par l’impossibilité amiable, les frais réglementés du commissaire de justice sont partagés par moitié entre les parties. Un constat privé commandé dans un autre cadre ne doit pas être imputé automatiquement au locataire selon cette même règle.

Le constat n’autorise pas une retenue forfaitaire pour absence au rendez-vous. Les sommes retenues doivent correspondre à des dettes ou dégradations imputables et être justifiées. Comparez les descriptions avec l’entrée, tenez compte de la vétusté et rassemblez les devis ou factures pertinents. La gêne occasionnée par un rendez-vous manqué n’est pas, à elle seule, une dégradation du logement.

Pour le décompte final, consultez notre guide sur les délais et conditions de restitution du dépôt de garantie.

Organiser la suite sans attendre un litige pour classer le dossier

Une fois l’accès, le constat et la libération régulière établis, envoyez le document et préparez un décompte lisible. Le délai de restitution du dépôt est calculé à partir de la remise des clés dans les conditions prévues par les textes : ne le repoussez pas automatiquement à la fin des réparations ou à la réception de toutes les factures.

Le gestionnaire peut coordonner les convocations, vérifier les pièces et expliquer les postes retenus. Pour la relocation, attendez de pouvoir justifier que le logement est effectivement disponible. Évitez de superposer le constat litigieux, le passage des artisans et l’entrée d’un nouveau locataire : cette précipitation rend ensuite beaucoup plus difficile l’attribution des désordres.