Le point de départ et les délais
Le délai court à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire. Lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, la restitution intervient dans le mois. S’il révèle des dégradations ou différences imputables au locataire, le délai est porté à deux mois.
Le locataire communique sa nouvelle adresse. Le bailleur doit traiter rapidement le dossier : attendre une relance n’ajoute aucune pièce au dossier, seulement des intérêts potentiels.
Ce qui peut être retenu
Peuvent notamment être déduits les loyers ou charges restant dus et les frais de remise en état liés à des dégradations imputables au locataire. Les montants doivent être étayés par les états des lieux et par des devis, factures ou autres justificatifs.
La retenue ne doit pas conduire à remplacer à neuf, aux frais du locataire, un équipement déjà ancien. La vétusté et l’usage normal doivent être pris en compte.
Le cas de la copropriété
Lorsque les charges ne sont pas définitivement arrêtées, le bailleur peut conserver une provision justifiée qui ne dépasse pas 20 % du dépôt de garantie. Dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de l’immeuble, il régularise et restitue le solde.
Les parties peuvent aussi décider de solder immédiatement les comptes. Dans tous les cas, le calcul doit être intelligible et relié aux pièces de copropriété.
Le coût d’un retard
Si la restitution intervient hors délai, le solde dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé. Cette majoration ne s’applique pas lorsque le retard vient de l’absence de nouvelle adresse communiquée par le locataire lors de la remise des clés.
Conservez le bail, les états des lieux, les photos datées, la preuve de remise des clés, le décompte, les justificatifs et la preuve du virement. Cette chaîne documentaire protège aussi bien le propriétaire que le locataire.
Devis, factures et vétusté : justifier sans surfacturer
Une retenue doit être reliée à une différence entre les états des lieux, imputable au locataire, et à un montant justifiable. Un devis peut servir de justificatif sans que le bailleur soit obligé d’avoir déjà fait réaliser les travaux. Il doit néanmoins décrire une remise en état proportionnée au dommage constaté.
La vétusté correspond à l’usure normale liée au temps et à l’usage. Elle ne peut pas être facturée au locataire. Lorsqu’un équipement ancien doit être remplacé après une dégradation, le coût intégral du neuf ne doit pas être automatiquement imputé : l’âge, l’état initial et une éventuelle grille de vétusté doivent être pris en compte.
La méthode de clôture du compte locataire
Commencez par arrêter le compte à la date de remise des clés : loyers, charges, réparations, éventuelle indemnité d’occupation et sommes déjà versées. Distinguez chaque retenue, joignez son justificatif et faites apparaître séparément la provision de copropriété lorsqu’elle est conservée.
Adressez le décompte au locataire avec le solde versé et conservez la preuve de transmission. Si une facture ou la régularisation définitive de copropriété intervient ensuite, envoyez un décompte complémentaire compréhensible plutôt qu’un montant isolé.
- preuve de remise des clés et nouvelle adresse
- états des lieux d’entrée et de sortie
- photos, devis, factures et grille de vétusté
- décompte détaillé et preuve du virement
Contestation : répondre avec les pièces
En cas de désaccord, la première réponse doit reprendre poste par poste les sommes retenues et les documents correspondants. Si le différend persiste, une démarche amiable peut être engagée, notamment devant la commission départementale de conciliation selon la nature du litige, avant une éventuelle saisine du juge.
La qualité du dossier se joue à l’entrée et à la sortie : un état des lieux imprécis ne devient pas plus convaincant parce qu’il est accompagné d’une longue facture. Des descriptions factuelles, des photographies datées et des clés remises contre preuve réduisent fortement le risque de contestation.
Questions fréquentes
Le dépôt de garantie peut-il payer le dernier mois de loyer ?
Non. Le locataire reste tenu de payer le loyer et les charges jusqu’à la fin du bail ; le dépôt sert à garantir les sommes éventuellement dues après la sortie.
Le propriétaire doit-il réaliser les travaux retenus ?
Un devis peut justifier une retenue sans réalisation immédiate, mais le montant doit rester sérieux, proportionné et directement lié aux dégradations imputables au locataire.
Quand commence le délai de restitution ?
Le délai commence à la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, et non à la seule date inscrite sur l’état des lieux.
Sources officielles
Contenu vérifié à la date de mise à jour à partir des références suivantes :
Ce guide présente une information générale. Il ne remplace pas l’examen du bail, des pièces du dossier et de la situation des parties par le professionnel compétent.
Une décision sereine commence par les bons repères.
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