Déterminer les charges récupérables
Eau, chauffage collectif, entretien de certaines parties communes, ascenseur ou taxe d’enlèvement des ordures ménagères peuvent être récupérables selon leur nature. Les honoraires du syndic, les gros travaux et les dépenses relevant du propriétaire ne le sont pas.
Le décompte de copropriété doit être relu poste par poste. Le total « charges du lot » n’est pas automatiquement le total dû par le locataire.
Fixer une provision réaliste
La provision mensuelle s’appuie sur le budget prévisionnel et la dernière régularisation disponible. Une provision trop basse réduit le montant affiché dans l’annonce, mais expose le locataire à un rattrapage important. Une provision excessive lui fait avancer inutilement de l’argent.
Régulariser chaque année
Les provisions versées sont comparées aux dépenses récupérables réelles. Un mois avant la régularisation, le locataire reçoit le décompte par nature, le mode de répartition et, si nécessaire, les informations relatives au chauffage et à l’eau chaude collectifs.
Les justificatifs sont tenus à sa disposition pendant six mois. Si la régularisation intervient tardivement, la dette de loyers ou charges se prescrit en principe par trois ans, mais une régularisation brutale peut ouvrir un droit à paiement échelonné dans certaines situations.
La bonne organisation comptable
Pour chaque exercice, archivez l’arrêté des comptes, le relevé général des dépenses, le décompte individuel du lot, la taxe foncière et le calcul adressé au locataire. Le gestionnaire s’appuie sur ces documents pour établir un décompte clair et justifié des charges dues par le locataire.
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Provision ou forfait : le bail décide
En location vide, les charges sont récupérées par provisions avec régularisation annuelle. En location meublée, le bail peut également prévoir un forfait. Celui-ci est payé avec le loyer, ne donne pas lieu à régularisation et ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges récupérables.
Il est donc impossible de régulariser un forfait comme une provision simplement parce que les dépenses réelles ont augmenté. Avant tout calcul, vérifiez le type de bail et la clause relative aux charges.
Exemple de régularisation annuelle
Supposons 1 800 € de dépenses récupérables pour l’exercice et 1 440 € de provisions versées, soit 120 € par mois. Le solde réclamable est de 360 €. À l’inverse, si les provisions atteignent 1 920 €, le propriétaire restitue ou impute 120 € au crédit du locataire.
Le calcul doit tenir compte de la période réelle d’occupation et de la clé applicable au lot. Pour la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, seule la taxe récupérable est retenue : les frais de gestion figurant sur l’avis de taxe foncière restent à la charge du propriétaire.
Régularisation tardive et contestation
Une dette de loyers ou de charges peut en principe être réclamée pendant trois ans. Lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité, le locataire peut demander un paiement échelonné sur douze mois.
Si le locataire conteste, fournissez le décompte, la clé de répartition et l’accès aux justificatifs. Une somme globale sans origine identifiable fragilise la demande, même lorsque la dépense de copropriété est réelle.
- arrêté annuel des comptes approuvé
- décompte individuel du lot
- liste des dépenses récupérables
- provisions déjà encaissées et prorata d’occupation
Dans les dossiers de l’équipe
Un exemple de notre suivi.
Dossiers réels anonymisés. Les actions et l’état du suivi ont été vérifiés dans les échanges au .
Le service comptable
Régulariser les charges et ajuster la provision
Une propriétaire a transmis les décomptes de charges, les provisions déjà versées et les relevés utiles à la répartition de l’eau. Elle souhaitait régulariser les charges et revoir le montant mensuel.
Le service comptable a traité la demande à partir des éléments transmis et répondu à la propriétaire sur l’ajustement des appels suivants.
L’état du dossier. Le traitement comptable et la nouvelle provision mensuelle ont été confirmés. Le règlement du solde par le locataire n’était pas encore confirmé.
Questions fréquentes
Toutes les charges de copropriété sont-elles récupérables ?
Non. Seules les dépenses entrant dans la liste réglementaire peuvent être réclamées au locataire ; honoraires de syndic, gros travaux et frais relevant du propriétaire en sont notamment exclus.
Peut-on régulariser des charges au forfait ?
Non. Le forfait prévu dans certains baux meublés ne donne pas lieu à régularisation annuelle, contrairement aux provisions.
Combien de temps garder les justificatifs ?
Ils doivent être mis à disposition pendant six mois après l’envoi du décompte. En pratique, il est prudent de les archiver au moins pendant le délai de prescription applicable.
Sources officielles
Contenu vérifié à la date de mise à jour à partir des références suivantes :
Ce guide présente une information générale. Il ne remplace pas l’examen du bail, des pièces du dossier et de la situation des parties par le professionnel compétent. Nos sources, nos exemples et notre méthode éditoriale.
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