Déterminer les charges récupérables
Eau, chauffage collectif, entretien de certaines parties communes, ascenseur ou taxe d’enlèvement des ordures ménagères peuvent être récupérables selon leur nature. Les honoraires du syndic, les gros travaux et les dépenses relevant du propriétaire ne le sont pas.
Le décompte de copropriété doit être relu poste par poste. Le total « charges du lot » n’est pas automatiquement le total dû par le locataire.
Fixer une provision réaliste
La provision mensuelle s’appuie sur le budget prévisionnel et la dernière régularisation disponible. Une provision artificiellement basse rend l’annonce séduisante mais prépare un rattrapage difficile ; une provision excessive immobilise inutilement la trésorerie du locataire.
Régulariser chaque année
Les provisions versées sont comparées aux dépenses récupérables réelles. Un mois avant la régularisation, le locataire reçoit le décompte par nature, le mode de répartition et, si nécessaire, les informations relatives au chauffage et à l’eau chaude collectifs.
Les justificatifs sont tenus à sa disposition pendant six mois. Si la régularisation intervient tardivement, la dette de loyers ou charges se prescrit en principe par trois ans, mais une régularisation brutale peut ouvrir un droit à paiement échelonné dans certaines situations.
La bonne organisation comptable
Pour chaque exercice, archivez l’arrêté des comptes, le relevé général des dépenses, le décompte individuel du lot, la taxe foncière et le calcul adressé au locataire. Le gestionnaire transforme ces documents de copropriété en une opération locative lisible et traçable.
Sources officielles
Contenu vérifié à la date de mise à jour à partir des références suivantes :
Ce guide présente une information générale. Il ne remplace pas l’examen du bail, des pièces du dossier et de la situation des parties par le professionnel compétent.