Vous êtes propriétaire ou locataire et les charges d’une location vide ou meublée vous apparaissent incompréhensibles. Vous vous demandez ce que ça signifie, à quoi cela se rapporte-t-il et comment les régler sans faire fausse route ? Toute l’équipe de Prestige Investissement vous conseille sur la façon dont fonctionne la régularisation des charges locatives et vous explique en détail la meilleure manière d’y parvenir.
Charges locatives : qu’est-ce que c’est ?
Tout d’abord, les charges locatives se définissent comme les dépenses qui sont dues par le locataire, mais originellement payées par le propriétaire. Le propriétaire se fait alors rembourser ces dépenses en passant par le locataire. Par ailleurs, le règlement de ces charges dépend de la nature du contrat de location (logement vide ou meublé) et peut s’effectuer par forfait ou par le versement de provisions pour charges avec une régularisation annuelle.
Liste des charges locatives
Vous trouverez ci-dessous la liste non exhaustive des charges locatives fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 :
- si présence d’ascenseurs ou de monte-charge, l’électricité, l’exploitation de l’appareil, la fourniture de produits ou de petit matériel d’entretien et les modiques réparations du dispositif ;
- l’eau et le chauffage collectifs, des parties communes, qui sont indispensables à l’entretien des espaces extérieurs, réparations de fuites sur joints, entretien des épurateurs de fumée ;
- chauffage et production d’eau chaude, la distribution d’eau dans les parties privatives, l’entretien des parties communes intérieures ;
- l’entretien de la minuterie, des tapis et des vide-ordures, la réparation des appareils d’entretien de propreté, les frais de personnel d’entretien ;
- l’entretien des voies de circulation, des aires de stationnement, les abords des espaces verts, les équipements de jeux pour les enfants ;
- la redevance pour l’assainissement, la taxe de balayage, la taxe ou la redevance d’enlèvement des ordures ménagères.
Bon à savoir : si vous êtes propriétaire ou locataire d’un logement social, cette liste peut être enrichie par un accord collectif.
Le forfait de charge : qu’est-ce que c’est ?
Que vous soyez propriétaire d’une location meublée ou vide, il existe la possibilité de sélectionner le forfait de charge. Il s’agit de charges forfaitaires sans supplément au loyer, ce qui enlève automatiquement la notion de provision et donc l’apurement. Cette modalité doit être précisée dans le bail et ne se révise pas durant la durée de la location.
Paiement et régularisation des charges locatives
De manière générale, le paiement des charges locatives se fait par avances régulières (d’un montant déterminé à l’année) que l’on appelle provisions de charges avec régularisation annuelle ou avec règlement par forfait.
Réguler les charges locatives : comment faire ?
La régularisation des charges s’obtient en calculant la différence entre les provisions demandées sur une période définie et les charges réelles imputées au locataire.
De ce fait, si le montant total indique que le locataire a versé davantage que ce qu’il doit, le propriétaire est dans l’obligation de le rembourser. En revanche, si le montant total notifie que les provisions versées sont moindres que les charges réelles, alors le propriétaire est en droit de demander un complément au locataire.
Par ailleurs, le propriétaire doit justifier du montant des charges récupérées qui ont été générées par la location du bien immobilier.
Ces provisions sont déterminées sur la base :
- des derniers décomptes de la copropriété ;
- des résultats antérieurs fixés lors de la précédente régularisation de ces charges ;
- du budget prévisionnel ;
- des derniers avis de la taxe foncière.
Additionner le montant de ces éléments vous permet de situer et de fixer au plus près la provision de charges locatives.
Détails et règlement des charges locatives
Il est obligatoire d’effectuer une régularisation des charges au moins une fois par an. Le détail de cette procédure administrative doit être communiqué un mois avant la date fixée de la régularisation annuelle par le propriétaire.
Elle se fait de la manière suivante : en comparant le montant total des provisions établi par le propriétaire et les dépenses concrètes effectuées par ce dernier pendant l’année.
Cette formalité doit intégrer le détail des types de charges et leurs montants :
- le mode de répartition entre les locataires si le logement est localisé dans un immeuble collectif ou en copropriété ;
- le décompte des charges locatives par nature de charge ;
- le mode de calcul du chauffage et de la production d’eau chaude.
Ce récapitulatif détaillé des charges de la location doit être transmis, du propriétaire au locataire, par courrier ou par mail et nécessite d’être consultable à tout moment durant les six mois suivants l’envoi du décompte.
Le propriétaire n’est pas tenu de mettre en place cette régularisation des charges locatives à la date anniversaire de la signature du contrat. En revanche, si elle n’a pas été établie avant la fin de l’année civile, c’est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre suivant l’année de leur exigibilité, le locataire est en droit de réclamer un règlement réparti sur douze mois.
Toutefois, le propriétaire est tout à fait libre d’appliquer une régularisation des charges trois ans après la date prévue. Le décompte et les documents justificatifs sont mis à la disposition du locataire à sa demande.
En cas de désaccord, de litige ou de difficultés dans le règlement des charges, il est tout à fait possible au locataire de faire une demande de délai de paiement à son propriétaire. Si certains problèmes de communication persistent, faire appel gratuitement à un conciliateur de justice peut aider à trouver les solutions adaptées à chacune des parties.
Gardien d’immeuble et concierge : leurs salaires sont-ils compris dans les charges ?
Pour un gardien ou un couple de gardiens
Cela dépend des actions et des activités liées à leur fonction.
Si le gardien effectue l’entretien des parties communes et la sortie des poubelles, les charges sont réglées à hauteur de 75 % par le locataire et de 25 % par le propriétaire.
Si le couple de gardiens assure uniquement l’entretien des parties communes, alors les charges sont réparties à hauteur de 40 % pour le locataire et 60 % pour le propriétaire. De plus, si le gardien s’occupe seulement de sortir les poubelles, la répartition des charges se fait de la même manière que précédemment.
Bon à savoir : un couple de gardiens n’est considéré que comme une seule personne. Un seul salaire est donc versé pour le couple.
Pour un employé d’immeuble
Que ce soit pour l’entretien des parties communes avec la sortie des poubelles ou uniquement l’une ou l’autre des activités, les charges liées au salaire (rémunération et charges sociales et fiscales) de l’employé d’immeuble sont payées en totalité par le locataire.
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